L’organizzazione di un evento: come, quando e perchè

San Valentino è alle porte: avete organizzato l’evento dedicato al giorno dell’amore?

Sono sicura che tutte le attività sono pronte per essere eseguite ma non bisogna dimenticarsi che Marzo è alle porte e Marzo è il mese dedicato alle donne e alla primavera.

Avete già pensato alle attività per il prossimo mese?

Se avete risposto sì allora siete a buon punto, ma se la vostra risposta è stata negativa urge organizzarsi.

Sono certa che tutte le attività che desiderate fare all’interno del vostro centro saranno divertenti e coinvolgenti ma avranno maggiore possibilità di successo e maggiore coinvolgimento se verranno pensate e calibrate nei giusti tempi.

Qevento-wellink-blog-pianificazioneuali sono i tempi migliori per organizzare un evento?

Per capirlo diventa fondamentale fare un passo indietro e andare ad analizzare i 4 punti chiave necessari per l’organizzazione di un evento. Vi accorgerete che l’attività di pianificazione risulterà un passaggio basilare, oltre che estremamente utile, per arrivare a organizzare il vostro evento senza intoppi.

 

 

Allora analizziamo le fasi:

  1. Scegliere le date: la prima cosa necessaria da capire è la data o il periodo di svolgimento delle attività. Senza chiarire da subito questo punto diventerà difficile fare una pianificazione attenta e curata delle attività organizzative da svolgere.
  2. Scegliere l’obiettivo: a quale scopo è finalizzata l’attività? Si desidera fidelizzare, aumentare la visibilità web, incrementare il numero di iscritti? Sembra banale ma non lo è. Qualsiasi attività deve essere pensata in base all’obiettivo: non ha senso organizzare un quiz sui social se l’obiettivo è aumentare gli iscritti, sarà più utile, per esempio, organizzare attività “giocose” che spingano gli iscritti a fornire referral, oppure sarà più utile organizzare delle attività di promozione finalizzate alla raccolta di contatti lavorabili dal reparto commerciale.
  3. Scegliere l’attività: in base all’obiettivo prefissato le soluzioni possono essere molteplici. Dagli open-day, agli outreach, a eventi promozionali, a contest veicolati sui social, ad attività di gioco on-site. Qualsiasi sia il vostro obiettivo, l’importante è pensare l’evento in maniera oculata.
  4. Scegliere i canali di promozione: esistono diversi strumenti che consentono di promuovere le proprie attività (canali social, supporti cartacei, form dedidati, newsletter, volantinaggio, SMS ecc.). Tuttavia non esiste uno strumento che garantisca la resa maggiore, spesso il successo di una promozione dipende dall’uso congiunto di essi e molto dipende da voi e dagli utenti che popolano il vostro territorio. Esistono realtà locali che prediligono la carta stampata, mentre altre realtà vedono la presenza di cittadini infastiditi nel ricevere pubblicità cartacea in quanto già bombardati da troppi esercizi commerciali. Allora come fare a decidere? Ascoltate i vostri iscritti, registrate i loro feedback e come sono venuti a conoscenza della vostra realtà, cercate di vivere la socialità dei vostri paesi e con il tempo capirete il canale migliore.

I 4 punti di cui sopra determinano le 4 fasi preparatorie imprescindibili nell’organizzazione di un evento. Una domanda nasce spontanea: quanto tempo richiede questo genere di preparazione? Il mio suggerimento è quello di identificare fin da Dicembre dell’anno precedente un calendario in cui evidenziare le festività dell’anno successivo. Questa tecnica vi consentirà di avere ben chiari i cosidetti “rossi a calendario” e, di conseguenza, potrete decidere in quali periodi dell’anno organizzare degli eventi.

Una volta fatto ciò non vi resterà altro da fare se non ricordarvi di iniziare la fase di definizione delle attività con almeno 30 giorni di anticipo rispetto al periodo prescelto. Una volta definite le attività e le modalità di promozione sarà necessario iniziare effetivamente a promuovere. Questo deve avvenire da 15 giorni prima della data prescelta, non più tardi.

Una volta incastrati tutti questi pezzi e preparato il materiale necessario resta solo una cosa da fare: DIVERTIRSI

———————————————————–

laura_blog

 Laura Sparellolaurasparello@wellink.it

0
0
Connecting
Please wait...
Invia il messaggio

Spiacenti, non siamo al momento in linea. Lasciate un messaggio.

* Il tuo nome
* Email
* La tua richiesta
Invia la richiesta

Serve aiuto? Invia la tua richiesta di supporto online

* Il tuo nome
* Email
* La tua richiesta
Sei online!
Feedback

Aiutaci ad aiutarti meglio! Sentiti libero di lasciare qualsiasi ulteriore feedback.

Come giudichi il nostro supporto?